Рассматриваем, что такое спецификация простыми словами: виды и образцы заполнения документа, правила составления и назначение. Рассматриваем, что такое спецификация простыми словами: виды и образцы заполнения документа, правила составления и назначение.

Какие виды документа могут быть

Как было сказано выше, спецификации являются обязательным документом, который необходим практически к каждому договору. Она обладает юридической силой и является неотъемлемым приложением к договору. Тип этого документа зависит исключительно от вида договора, к которому он прилагается.

Отечественная правовая система проводит операции по нескольким видам договоров, где обязательным документом является спецификация:

  • Договор предоставления имущества в залог.
  • Договорные документы по процедуре дарения.
  • Тип предварительных соглашений и договор по купле-продаже.
  • Контрактные документы государственного назначения.
  • Финансовая аренда или лизинг, оформленный договорами.
  • Рента и получение рентных платежей.

Несмотря на разнообразие договоров, спецификации к каждому из них являются сугубо индивидуальными и составляются по конкретному плану.

Что это такое

Прежде всего, в экономическом и правовом смысле она является обязательным письменным приложением, оформленном в двух оригинальных экземплярах, которые прилагаются к договору поставок или иным аналогичным документам.

Спецификация обычно имеет стандартный вид таблицы и характеризуется следующими позициями:

  • Ссылка на договор, к которому она прилагается и порядковый номер, так как спецификаций может быть несколько.
  • Перечисление позиций согласно с пунктами пронумерованного списка.
  • Точное описание каждой позиции в соответствии с общепринятой номенклатурой и техническими показателями.
  • Единицы измерения, количество, цена одного экземпляра и сумма по каждой позиции.
  • В обязательном порядке должно быть итоговое суммовое выражение по спецификации без НДС, а затем с НДС.
  • Подписи уполномоченных должностных лиц сторон, участвующих в договоре, заверенные мокрыми печатями.

Несмотря на кажущуюся простоту и легкость составления, спецификация является одним из документов, регулирующих долгосрочные договорные отношения.

Правила заполнения

Согласно с позициями нормативных документов, которые на сегодняшний день приняты для бухгалтерского, финансового, экономического и товарного учета существуют строго определенные правила по ее заполнению.

Необходимо учитывать наличие всех требуемых реквизитов, перечисленных выше, их точное воспроизведение и соответствие фактическим данным. Кроме этого, особенно важно точно указывать полное номенклатурное название товара, его технические параметры, присутствующие в нем.

Названия или их фрагменты, которые в ассортиментной номенклатуре выполнены на иностранном языке или в латино буквенной аббревиатуре, переносятся в спецификацию в оригинальном виде. Никоим образом переводить их нельзя. Рекомендации и указания по заполнению можно найти на сайтах специализированной тематики – и др.

Что в ней указывается

Помимо наименования, единиц товара и его количества, цены товарной единицы, стоимости и суммы с НДС и без него, в документе должны содержаться следующие позиции:

  1. Наименования, юридические названия, адреса поставщика и покупателя.
  2. Номер и дата подписания договорных обязательств поставок.
  3. Налоговые и банковские реквизиты участников сделки.
  4. Подпись каждой из сторон, расшифровка подписей и оттиски печатей сторон – участников.

Дополнительными данными являются срок, условие поставок товарных ценностей, качественные гарантии, условия ответственности при невыполнении условий. Здесь же уточняются отклонения от идеального количества, веса и размеров товаров.

Особенности договора поставки

Обычно бизнесмены, которые настроены на долгую и продуктивную деятельность на рынке, предпочитают работать по хорошо проверенным схемам. К чему приводит отсутствие прочных договорных связей в рыночной среде:

  1. Самые разные поставщики сырья и комплектующих для производства, товаров для дальнейшей мелкооптовой и розничной торговли и других сфер деятельности приводят к тому, что промышленные мощности перестают ритмично работать, а торговлю начинает лихорадить.
  2. В свою очередь спонтанные поставки приводят к тому, что крупные покупатели с солидной репутацией начинают искать других поставщиков, а сам бизнес начинает приходить если не в упадок, то терпеть солидные потери доходов и прибыло в конечном итоге.
Однако всех этих проблем можно избежать, следуя проверенной генеральной линии менеджмента, направленной на длительное сотрудничество с традиционными проверенными контрагентами. Долгосрочные договоры – вот исключительно надежный путь к достижению высоких финансовых результатов и приобретению хорошей репутации.

Подавляющее большинство бизнеса основано на долгосрочных, буквально рассчитанных на несколько лет договорах поставки. При этом очень выгодно заключать один документ с пропорциональным делением на календарные периоды.

При этом роль прилагаемой к договору спецификации в следующем:

  • Представляет собой документ, по которому производится единичная сделка, где указан ассортимент или перечень предназначенной продукции.
  • Ей четко оговорен срок и мельчайшие условия для осуществления поставки.
  • В этом документе четко определены формы расчетов, методика, сумма, валюта и период, в течение которого должны поступать платежи.
  • Если самый тщательно прописанный договор поставки содержит исключительно общие позиции, то посредством спецификаций он конкретизируется. В ней указаны виды транспортной доставки и место разгрузки.
  • Договор поставки, как и остальные приложения, в том числе и спецификации, остаются недействительными, пока все документы не подписаны всеми участниками сделки.
  • Поставка, совершающаяся на основании одного только договора, является незаконной, то есть осуществляемой в нарушение комплекса условий, прописанных в документе.
  • Договор поставки, начинающий работать без спецификации является нарушенным по всем условиям. В правовом поле это расценивается как неисполнение договорных условий в полной мере и чревато определенными последствиями в виде нарушений налогового законодательства.

Вопросы и ответы

Подскажите мне пожалуйста ответ на такой вопрос:

- Я выйграл аукцион на поставку товара. В первой части заявки в наименовании я копировал то наименование, что было выставлено заказчиком в объекте закупки, так как не знал ккакую конкретно торговую марку буду поставлять. Многие заводы входят в эти характеристики. На момент подписания контракта я делаю протокол разногласий и вписываю уже конкретные наименование с товарным знаком в спецификацию. Заказчик не принимает ее и говорит что я должен писать товар так как подавал в первой части. Честно, первый раз у меня такая ситуация. Всегда я заполнял, а тут такое!

Скажите пожалуйста прав ли я и если да, есть ли сноски законодательные чтобы им выслать?

И еще такой вопрос могу ли я сам выставлять цены в спецификации? Или заказчик самостоятельно это делает согласно проценту понижения?

Эксперт:

Василий.

К сожалению, 44-фз предоставляет право победителю выставить протокол разногласий только по поводу несоответствии заключаемого контракта аукционной документации: 

Победитель электронного аукциона, с которым заключается контракт, в случае наличия разногласий по проекту контракта, размещенному в соответствии с частью 2 настоящей статьи, размещает в единой информационной системе протокол разногласий, подписанный усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени победителя такого аукциона. При этом победитель такого аукциона, с которым заключается контракт, указывает в протоколе разногласий замечания к положениям проекта контракта, не соответствующим извещению о проведении такого аукциона, документации о нем и своей заявке на участие в таком аукционе, с указанием соответствующих положений данных документов.

(ч. 4 ст. 70 Закона).

заключили контракт на год на поставку канцтоваров по п.4 ст.93 44 ФЗ на 90.000 рублей. Была прокурорская проверка и вынесли предписание, что к контракту должна быть обязательна составлена спецификация. Как правильно её оформить, если не знаем что конкретно будем закупать? И цены меняются постоянно?

Эксперт:

 Анна.

У вас есть два варианта:

1. Заключить контракт и прямо указать какие канцелярские товары, в каком количестве и по какой цене вы планируете приобрести. После в этот контракт можно внести изменения по дополнительному соглашению, но только в части перераспределения объемов в спецификации.

2. Заключить контракт на 90000 и указать, что канцтовары поставляются по заявкам заказчика по ценам, указанным в спецификации. В спецификации будут перечислены всевозможные канцтовары с ценами.

Эксперт:

прокурорские работники правы. При заклбчении контракта по данному пункту некоторые положения статьи 34 могут не применяться.они касаются положений обьответственности и оплаты товара.однако положения о том что цена контракта является твёрдой и положений статьи 33 про описание объекта закупки являются общеобязательными, в том Числе, и относительно количества товара.закупать по ориентировочным ценам вы не можете, так как случаи когда это возможно указаны в статье 42.менять контракт также нельзя особенно в части дополннния его спецификацией. Я бы рекомендовал заключить новый, а этот расторгнуть.чтобы не наделать новых нарушений

По результатам эл.аукциона был заключен контракт на поставку канц.товаров. В спецификации указаны конкретные позиции и количество товара. Без указания цены каждой позиции после снижения. В течение года зав.складом высылала поставщику заявки, в которых меняла позиции или увеличивала количество. В итоге: пошла переплата по контракту и большая недопоставка. Поставщик предлагает заключить доп.соглашение об изменении потребностей: поменять позиции и количество в спецификации без изменения цены. Контрактом не предусмотрено изменение в пределах 10%. Переплату обещали вернуть. Вопрос: могу ли я заключить доп.соглашение с целью замены некоторых позиций и кол-ва товара по спецификации без изменения цены? Не будет ли это нарушением?

Эксперт:

Я вижу здесь две возможности. 

ч. 7 ст. 95

7. При исполнении контракта (за исключением случаев, которые предусмотрены нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с частью 6 статьи 14 настоящего Федерального закона) по согласованию заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) допускается поставка товара, выполнение работы или оказание услуги, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых являются улучшенными по сравнению с качеством и соответствующими техническими и функциональными характеристиками, указанными в контракте. В этом случае соответствующие изменения должны быть внесены заказчиком в реестр контрактов, заключенных заказчиком.

то есть вы можете без изменения цены изменять товар, обосновав его улучшенные характеристики (такое обоснование не должно быть экспертным, достаточно оценочного заключения).

Второй — все-таки изменить цену в пределах 10 %. Даже если в контракте такого условия нет, в законе такая возможность предусмотрена, возможно, так будет легче.

В соответствии с пп. «б» п. 1 ч. 1 ст. 95 Закона № 44-ФЗ изменение существенных условий контракта при его исполнении не допускается, за исключением их изменения по соглашению сторон, в том числе если по предложению заказчика увеличиваются предусмотренные контрактом количество товара, объем работы или услуги не более чем на десять процентов или уменьшаются предусмотренные контрактом количество поставляемого товара, объем выполняемой работы или оказываемой услуги не более чем на десять процентов. При этом по соглашению сторон допускается изменение с учетом положений бюджетного законодательства Российской Федерации цены контракта пропорционально дополнительному количеству товара, дополнительному объему работы или услуги исходя из установленной в контракте цены единицы товара, работы или услуги, но не более чем на десять процентов цены контракта.

Таким образом, увеличение или уменьшение объема товара (работ, услуг) в пределах 10% рассчитывается от цены контракта. В случае необходимости увеличения заказчиком предусмотренного контрактом объема товара (работ, услуг) (если такая возможность была установлена документацией о закупке) при исполнении  контракта возможно увеличение объема такого товара (работы, услуги) как по одной, так и по нескольким позициям спецификации.

Одновременное увеличение и уменьшение количества разных видов товаров, работ, услуг в рамках одного контракта положениями Закона № 44-ФЗ не запрещено.

(Письмо Минэкономразвития России от 27.11.2015 № Д28и-3532)

Эксперт:

Ирина, добрый день! Согласно ст. 95  44-ФЗ

1. Изменение существенных условий контракта при его исполнении не допускается, за исключением их изменения по соглашению сторон в следующих случаях:
1) если возможность изменения условий контракта была предусмотрена документацией о закупке и контрактом, а в случае осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) контрактом:в принципе учитывая что цена не будет меняться и само по себе изменение количества и некоторых позиций (все те же канцелярские принадлежности) не является изменением существенных условий думаю что вполне допустимо это сделать по соглашению сторон
Эксперт:

В вашем случае, в государственный контракт возможно внести изменения в соответствии с положениями ч. 7 ст. 95 44-ФЗ независимо от того что у вас было указано в самом контракте.

При этом положения про указание на возможность изменения контракта относится к императивным нормам т.е. пункты 2,3,4, 5, 6 части 1 ст. 95 применяются независимо от указания на возможность изменения  в контракте.


Источники

Использованные источники информации.

  • https://corphero.ru/biz/specifikaciya-k-dogovoru-postavki.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий