Деятельность государственных и коммерческих организаций оформляется в соответствии с действующим законодательством. В массе офисного документооборота нас сегодня интересуют документы строгой отчетности, а именно накладные. В статье подробно расскажем все о накладных: какими бывают их виды, в чем состоят между ними различия. Сравним удобство электронных и бумажных документов. Также вы узнаете, что такое УПД и когда он применяется.

Железнодорожные перевозки

С того момента, когда станцией принят груз для отправки, договор перевозки считают заключенным. Оригинал накладной у отправителя изымается и направляется вместе с грузом по пути следования. У отправителя остается дубликат, по которому он получает груз в месте назначения. Если утерян дубликат накладной, груз выдается в месте назначения только после истечения нормативного срока и публикации в средствах массовой информации о том, что документ утерян. Всю вышеизложенную информацию содержат следующие официальные документы: общий устав российских железных дорог, торговый устав и устав торгового судопроизводства. Накладная на товар является также и расчетным документом, поскольку в соответствующей графе документа содержится информация о выплаченных провозных платежах. Отслеживание груза по накладной – процесс довольно простой.

Для чего нужна накладная?

Накладная составляется в соответствии с действующим законодательством и позволяет решать сразу несколько задач. В первую очередь она документально отражает информацию по отпуску товара со склада. С помощью накладной упрощается ведение финансовой отчетности. Немаловажно также то, что это документ строгой отчетности, с помощью которого можно проверить достоверность сведений, предоставляемых в налоговую. Ну и последним пунктом в этом списке (по порядку, но не по значимости) является возможность использования в суде.

Какие бывают типы ТН?

На предприятии может быть организован стандартный бумажный документооборот, а может быть внедрен автоматизированный механизм электронного документооборота.

Соответственно, накладные могут формироваться на бумажном носителе или в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной подписью, то он считается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью (п.1 ст.6 Закона от г. №63-ФЗ).

  • Бумажные накладные составляются в 2-х экземплярах: один документ остается на предприятии, а другой предоставляется покупателю. Такой документ в обязательном порядке должен быть заверен руководителем и начальником бухгалтерии.При транспортировке груза накладная передается водителю. Если в документе были допущены ошибки, их можно исправить, заверив изменения подписями со стороны продавца и покупателя.
  • В электронном виде документ составляется в одном экземпляре, но состоит из двух файлов. Первый файл заполняет продавец, а второй — покупатель. Подписывается такой документ электронной подписью с обеих сторон.Накладная отправляется покупателю только в электронном виде, водитель при транспортировке груза на руки получает только товарно-транспортную накладную.
Важно! Если в электронной накладной была допущена ошибка, то исправить ее уже не получится. В таких случаях составляется акт о выявленном отличии и согласовывается с контрагентами.

Что удобнее — бумажные или электронные?

Внедрение в организации электронного документооборота имеет свои плюсы и минусы. Так, к преимуществам относятся:

  1. Ускоряется процесс создания, получения и исполнения документов.
  2. Повышается эффективность контроля за процессами.
  3. Повышается качество и оперативность рабочих процессов, так как требуется меньше времени на поиск в базе необходимых документов, формирование реестров и отчетов.
  4. Не распространяется лишняя информация, так как каждый сотрудник имеет доступ только к определенным документам.

Но такой современный подход к созданию и хранению документов имеет и свои минусы:

  1. Риск потери информации при выходе из строя техники.
  2. Проблема с обучением персонала, такого рода нововведения требуют получения новых навыков от сотрудников.
  3. Внедрение электронного документооборота требует больших финансовых затрат.
  4. Ограниченный список партнеров — не все компании работают с электронными документами.

Однозначно трудно сказать, что какой-то тип накладных является более удобным.

Например, в бумажной накладной можно внести любые изменения, просто поставив подписи, сделать это с электронным документом гораздо сложнее, что может создать дополнительные трудности. Но, с учетом всех плюсов, можно сказать, что электронные накладные делают процесс более автоматизированным и четким.

Разновидности накладных

Накладная – это документ, формат которого установлен законодательством и изменению не подлежит. Однако существует несколько видов накладных для разных видов груза и разного транспорта. Сам документ имеет различные нюансы составления и включает в себя несколько разделов. Наиболее информативным является таблица, содержащая информацию о самом товаре.

Кто отслеживает?

Товарная накладная представляет также интерес для проверяющих органов, например для налоговой службы, которая осуществляет обязательную проверку. В этом случае неправильно оформленная накладная может иметь далеко идущие, но печальные последствия. Также наличие накладной могут проверить и в процессе перевозки груза, например инспекторы ГИБДД обязательно будут осуществлять проверку фур по пути следования, а соответственно, им нужно показывать и накладную на перевозимый товар. Естественно, что информация, которая отражена в документе, должна соответствовать тому, что находится в грузовике. Примерно так же обстоят дела и с перевозками на других видах транспорта. Без накладной товар просто не будет загружен в транспорт. Разновидностей таких документов существует довольно большое количество. Каждый вид товарной накладной имеет свои особенности при составлении, советуем заранее с ними ознакомиться. Например, существуют специальные виды накладных, используемых при транспортировке продуктов животноводства.

Другие виды накладных

Как мы выяснили, накладная - это обязательный документ при перевозках. Помимо товарных, применяются и другие разновидности этого документа. При продажах используется накладная, когда товар реализуется без транспортировки или доставки. Следующий вид - документ, который оформляет предприятие по приходе различного имущества на баланс.

Особым типом является возвратная накладная. Ее оформляют в ситуации, когда груз был поврежден и имеет нетоварный вид по прибытии. Возвратная накладная составляется почти так же, как и товарная, с одним исключением. Все нюансы стоит продумать заранее, не допуская ошибок при составлении. В случае проведения инвентаризации оформляют накладную по переучету. Она включает в себя информацию обо всех действиях, совершенных в процессе переучета. Далее существует такой вид документа, как накладная по списанию в брак, которая составляется при получении бракованного товара, в том случае если использование его невозможно. Номер накладной - очень важный отличительный признак.

Накладная по браку удостоверяет факт порчи, позволяет избежать спорных моментов с поставщиками. К тому же она является основанием для списания активов. Основным документом, регулирующим взаимоотношения при перевозке грузов между всеми заинтересованными сторонами (отправитель, получатель, перевозчик), является транспортная накладная. Следует отметить, что этот документ используется только в случае перевозки сухопутным или речным транспортом. При морских перевозках оформляется коносамент. Груз по номеру накладной легко отследить.

Транспортный документ составляется отправителем груза с указанием имени конкретного получателя при использовании любого вида транспорта для оформления и удостоверения договора перевозки товара. За достоверность и правильность сведений, указанных в накладной, ответственность несет грузоотправитель, перевозчик, в свою очередь, имеет право проверять эти сведения. На протяжении всего пути следования груза его сопровождает транспортная накладная, и выдается она получателю в месте назначения вместе с товаром.

В ней указаны все важные данные, относящиеся к перевозимому товару (масса, название, время приема для транспортировки и время прибытия в место назначения и др.), необходимые для формирования доказательной базы, в случае если нужно удостоверить заключение договора перевозки и его фактическое исполнение. В случае возникновения претензий (недостача, порча, повреждение, просрочки, задержки и др.), транспортная накладная предъявляется в установленном порядке. Правовое регламентирование при использовании железнодорожного транспорта сформировано на основании законодательных норм о железных дорогах. Осуществление международных железнодорожных перевозок осуществляется на основании договоров о международном грузовом сообщении, Конвенции о международных железнодорожных перевозках (КОТИФ) в редакции 1980 г. и других документов.

Товарная накладная

Для совершения операций выдачи и приема товарно-материальных ценностей используется товарная накладная, в которой отражены следующие позиции: название организации, выдавшей документ, номер, дата, фамилии и должности сотрудников, отпускавших и принимавших товар, их подписи, наименование товара, цена единицы товара и общая сумма, сорт, количество и другие характеристики. При составлении финансовой отчетности все накладные учитываются и обязательно находят отражение в документах. Когда еще требуется отслеживание накладных?

Решение спорных вопросов

Последний момент для организаций может иметь первостепенное значение. Наличие такого документа позволяет решить большинство спорных вопросов, не доводя дело до суда. Например, отслеживание груза по номеру накладной может понадобиться, если груз утерян.

Если же судебное разбирательство все же имеет место быть, то накладная позволяет доказать правоту и обосновать претензии. Несмотря на обильное количество информации и несомненную важность транспортной накладной, ее заполнение не требует специализированных знаний, и именно это объясняет повсеместное распространение этого документа.

Обычно в каждой организации имеются шаблонные документы товарных и иных накладных, которые содержат неизменную информацию, например реквизиты. Если у компании есть клиенты, работа с которыми осуществляется на постоянной основе, то специально для каждого из них разрабатывается свой шаблон. В этом случае выписка соответствующих документов еще больше упрощается.

Вопросы и ответы

Если мы отправляем товары через транспортные компании юридическим лицам, и не получаем (бухгалтерия) от них подписанные с печатью товарные накладные.

Является ли подтверждением поставки для нашей организации подписанные документы о получении посылки представителем юридического лица в транспортной компании.

Что делать если нами не получена Т/Н с подписью и печатью, организация, который был поставлен товар, прекратила существование, или что мы можем предпринять в отношении тех организацией которые получают наш товар, но систематически не присылают подписанные накладные обратно в наш адрес.

Эксперт:

Если у ВАС не будут оригиналы документов о получении товара, то как Вы потом докажете что они этот товар получили и для подтверждение Ваших расходов перед МРИ ФНС также нужно оригиналы ТТН или ТН. Подтверждением не поставки, а передачу для доставки транспортной компании только являются подписанные документы о получении посылки представителем юридического лица в транспортной компании. Накладная служит документом, подтверждающим приемку-передачу товара.

Эксперт:

а доверенность на получение ТМЦ представителем Вашего контрагента существует?

Ведется ли журнал выдачи ТМЦ, в котором проставляется подпись получившего лица?

Если все это имеется — то это является доказательством передачи товара покупателю.

Если передача товара производится через перевозчика, то он в свою очередь проставляет в своих документах (товарно-транспортных накладных, квитанциях о приеме груза и т.д.) отметки о передаче товара покупателю.

Это также будет доказывать факт осуществления товара. подписанные документы о получении посылки — тоже.

Эксперт:

С 1 января 2013
года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах
унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными
к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться
формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов,
установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других
федеральных законов (например, кассовые документы) (информация
Минфина России N ПЗ-10/2012).

Согласно ст. 9
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 02.11.2013) «О
бухгалтерском учете» обязательными реквизитами первичного учетного
документа являются:

1) наименование
документа;

2) дата составления
документа;

3) наименование
экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта
хозяйственной жизни;

5) величина
натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием
единиц измерения;

6)
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию
и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо
наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за
правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц,
предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их
фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих
лиц.

Первичный учетный
документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если
это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Так, порядок
оформления операций по учету материалов определен подразделом I
«Оформление операций по поступлению материалов» разд.2 Методических
рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов,
утвержденных Приказом
Минфина России от 28.12.2001 N 119н, согласно которому на материалы,
поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным
договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные
документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета,
товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации,
сертификаты, качественные удостоверения и др.).

Поэтому, под
первичными документами по бухгалтерскому учету могут быть документы, на
основании которых ведется бухгалтерский учет, содержащие указанные реквизиты — в
частности товарно-транспортные накладные,акты и другие сопроводительные
документы, подтверждающие приемку и принятие на учет приобретенных
налогоплательщиком товаров (работ, услуг), но не от транспортной организации а от «конечного заказчика».

Эксперт:

это довольно частая практика, вообще вопрос бухгалтерский,
но если подойти к нему с другой стороны  — предусмотрите сроки и
ответственность в договоре по факту не отправки накладных обратно в Ваш
адрес .

Думаю писать о том, что звонками и оф. письмами требуйте ваши экземпляры, особо не стоит, как правило многие менеджеры для отчетности перед бухгалтерией именно этим и занимаются нередко — звонками с просьбами вернуть документы продавца.

Эксперт:

Мигран, товарная накладная, подписанная получателем, является основным доказательством факта поставки Вами товара для его признания в налоговых целях. Отсутствие этого документа налоговой инспекцией будет воспринято как отсутствие первичных документов на отгрузку с соответствующим доначислением НДС и налога на прибыль. 

Документы из транспортной компании о вручении ими товара получателю МОГУТ БЫТЬ признаны подтверждающими документами только, если в них указан перечень товара, который передавался. И как правило, требуется судебная оценка этих документов, поскольку налоговая сама по себе их документами не признает. 

Если компания, куда был поставлен товар, прекратила существование, Вам нужно либо получить судебное решение, которое подтвердит данную поставку и вы спишете ее на расходы, либо вам придется подтвердить поставку другими доказательствами (акт сверки, к примеру), либо проще убрать данную поставку из реализации самостоятельно.  

То, что Вам не высылают товарные накладные, это явно неправильно. Смените транспортную компанию на ту, которая будет подписывать документы на отгрузку товара при вручении его покупателю. Рассчитывать на добросовестность контрагентов можно, но это риск. 

Эксперт:

Мигран, обратите внимание на этоПИСЬМО от 21 марта 2012
г. N ЕД-4-3/[email protected] ПО ВОПРОСУ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО
ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ЗАТРАТ НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ  АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ.

Федеральная налоговая служба по вопросу документального подтверждения в целях исчисления налога на прибыль затрат натранспортировку груза автомобильным транспортом сообщает следующее.
Во исполнение Федерального закона от 08.11.2007 N

259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон N 259-ФЗ) постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2011 N 272 утверждены форма и
порядок заполнения транспортной накладной (вступило в силу с 25.07.2011).

Статьей 2 указанного Федерального закона определено, что транспортная накладная являетсяперевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза.
Одновременно продолжают действовать «Общие правила

перевозки грузов автомобильным транспортом», утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971, в соответствии с которыми основным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за
их перевозки автомобильным транспортом, является товарно-транспортная накладная.

Форма товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т)

утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин, механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Таким образом, внастоящее время действует и транспортная накладная, и накладная по форме N 1-Т.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового

кодекса Российской Федерации (далее — Налоговый кодекс) расходы признаются в  целях налогообложения прибыли, если они подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Налоговое законодательство не содержит специальных

положений о перечне и необходимом порядке оформления документов для учета их в целях налогообложения прибыли.

Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Пунктом 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ определено, что

первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а
документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в этом пункте.

Однако, утвержденная во исполнение Закона N 259-ФЗ транспортная накладная также может признаваться оформленным в соответствии с законодательством Российской Федерации документом, если  налогоплательщиком соблюден установленный порядок ее заполнения.
При этом следует иметь в виду, что Налоговый кодекс для

подтверждения в целях исчисления налога на прибыль расходов организации на перевозку грузов, в том числе автомобильным транспортом, не устанавливает
обязанности наличия обоих документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В этой связи, документом, подтверждающим в целях налогообложения прибыли факт осуществления затрат на перевозку грузов автомобильным транспортом, может быть любой из двух вышеперечисленных документов, оформленный в соответствии с законодательством Российской Федерации документ.
На основании изложенного, в целях исчисления налога на

прибыль для подтверждения затрат по перевозке груза автомобильным транспортом достаточно будет наличие надлежащим образом оформленного одного из документов:
либо транспортной накладной либо товарно-транспортной накладной по форме N 1-Т.

Аналогичная позиция изложена в письме Департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики от Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-10/123.

Таким образом,

нужно иметь ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЕННЫЕ ТН или ТТН.

С Уважением, Андрей Ч.

Источники

Использованные источники информации.

  • https://businessman.ru/nakladnaya---eto-chto-takoe-opredelenie-vidyi-osobennosti-i-obraztsyi.html
  • https://pravo.guru/zzp/torgovlya-i-tovary/nakladnaya/vidy-n
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий